En tant que cabinet d’experts spécialisés dans la protection des données à caractère personnel et dans les aspects relatifs au respect de la vie privée, nous attachons énormément d’importance à la sécurité et à la protection des données à caractères personnel que nous traitons nous-mêmes.

 

Par le biais de la présente déclaration de confidentialité, nous souhaitons vous informer de manière claire et transparente sur la manière dont nous recueillons et traitons vos données à caractère personnel.

 

 

1. A quel moment vos données à caractère personnel sont-elles collectées et traitées par nos soins ?

 

Nous sommes amenés à recueillir et utiliser vos données à caractère personnel à tout moment lorsque :

• Vous utilisez notre site internet, visitez notre page LinkedIn ou communiquez avec nous par e-mail, téléphone ou tout autre moyen de communication numérique ;

• Vous nous laissez votre carte de visite en marge d’une réunion, d’un événement ou de toute autre rencontre avec vous ;

• Vous échangez avec nous en tant que client ou fournisseur dans le cadre d’une relation contractuelle ;

• Vous échangez avec nous en tant que potentiels client ou potentiel fournisseur dans le cadre d’une relation précontractuelle.

• Vous nous envoyez votre candidature par e-mail, que ce soit pour répondre à une offre d’emploi ou de manière spontanée.

 

 

2. Qui se cache derrière le « nous » ?

 

Dans le cadre de la présente déclaration de confidentialité, « nous » fait directement référence à Octogone.

 

Octogone Consulting SRL

Chemin du Cyclotron 6

1348 Louvain-la-Neuve - Belgique

Numéro d’entreprise : 0755.812.716 (RPM Nivelles)

info@octogone-consulting.be

 

 

Octogone est responsable du traitement de vos données à caractère personnel comme expliqué dans la présente déclaration de confidentialité.

 

 

3. Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons et pour quoi ?

 

De manière générale, il vous est loisible de visiter notre site internet sans communiquer aucune donnée à caractère personnel vous concernant.

 

Lorsque vous visitez notre page LinkedIn ou communiquez avec nous par téléphone, e-mail ou par tout autre moyen de communication numérique, nous recueillons et utilisons vos données à caractère personnel pour :

 

1. Communiquer avec vous. Nous comptons sur notre intérêt légitime pour répondre à vos demandes et questions ou pour vous recontacter de manière proactive suite à une demande de renseignements laissée sur l’une de nos messageries (LinkedIn, téléphonique, e-mail, etc.) ou communiquée directement (rencontre, réunion, téléphone, etc.) ;

2. Améliorer le contenu de notre page LinkedIn. Nous comptons sur notre intérêt légitime pour offrir à nos visiteurs un espace en ligne intéressant.

3. Détecter et prévenir les logiciels malveillants, les contenus et comportements illégaux. Nous comptons sur notre intérêt légitime pour assurer la sécurité de notre présence sur internet.

 

 

Pour atteindre les objectifs précités, nous traitons les catégories de données à caractère personnel suivantes vous concernant :

• Données d’identification personnelle (à titre d’exemple : votre prénom, votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, l’entreprise ou l’organisation qui vous emploie ou que vous représentez, votre titre/fonction ;

• Contenu de communication et informations techniques y relatives (destinataires, date et heure d’envoi, etc.) ;

• Informations techniques associées à l'appareil que vous utilisez, telles que votre adresse IP, le type de navigateur, l'emplacement géographique et le système d'exploitation ;

• Autre donnée à caractère personnel que vous choisissez de nous communiquer.

 

Remarques : nous attirons votre attention sur le fait qu’en visitant notre page d’entreprise LinkedIn, des données à caractère personnel vous concernant sont ou pourraient être traitées conjointement par le réseau social et nous pour permettre l’amélioration par le réseau social de son système de publicité, obtenir de statistiques d’audience de la page, etc. Nous vous invitons à vous renseigner sur la politique de confidentialité du réseau social LinkedIn avant de visiter notre page.

 

Lorsque vous nous laissez votre carte de visite, nous recueillons et enregistrons numériquement les données à caractère personnel qui y sont inscrites à des fins normales de gestion des relations commerciales. Nous comptons sur notre intérêt légitime pour le traitement de ces données à caractère personnel, qui est de pouvoir constituer notre réseau de contacts.

 

Lorsque nous concluons un contrat avec vous, en tant que client ou fournisseur, nous recueillons et utilisons vos données à caractère personnel pour :

• Être en mesure d’exécuter notre part du contrat. Si vous êtes client ou fournisseur particulier, nous comptons sur la nécessité de traiter vos données à caractère personnel pour exécuter le contrat que nous avons avec vous. Si vous agissez en tant que société ou représentant d’une société, nous comptons sur notre intérêt légitime à pouvoir conclure des contrats avec nos clients et fournisseurs lors du traitement de vos données à caractère personnel.

• Gérer l’administration de notre comptabilité (gestion de la facturation, gestion des relations clients). A cet effet, nous comptons sur notre intérêt légitime à gérer en bon père de famille responsable nos affaires et administrer correctement la société ;

• Organiser notre défense dans le cadre de procédures judiciaires. Nous comptons sur notre intérêt légitime à traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de ces procédures.

 

Les données à caractère personnel que nous traitons à ces fins impliquent toujours vos données d’identification personnelle de base telles que votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, ainsi que le nom de l'entreprise pour laquelle vous travaillez et votre fonction. Nous pouvons également être amenés à traiter d'autres catégories de données à caractère personnel que vous nous fournissez dans le cadre de notre relation contractuelle.

 

 

Lorsque vous nous envoyez votre candidature pour un éventuel emploi chez nous, nous recueillons et utilisons vos données à caractère personnel pour :

• Evaluer votre candidature et gérer l’éventuel processus de recrutement. Nous comptons sur notre intérêt légitime à traiter vos données à caractère personnel afin d’évaluer l’opportunité d’un éventuel accord avec vous ;

• Conserver votre candidature bien précieusement dans notre réserve de recrutement. Pour atteindre cette finalité bien précise, nous vous demanderons votre consentement.

 

Les catégories de données à caractère personnel que nous traitons lorsque vous nous faites parvenir une candidature sont :

• Données d’identification personnelle (à titre d’exemple : votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse postale et votre numéro de téléphone) ;

• Renseignements que vous avez inclus dans votre curriculum vitae (votre expérience professionnelle, votre parcours académique, vos compétences professionnelles spécifiques, vos loisirs, votre photo, etc.) ;

• Autre donnée à caractère personnelle que vous avez choisi d'inclure dans votre candidature.

 

 

En toute circonstance, nous veillerons à ne collecter et à ne traiter vos données à caractère personnel que dans la mesure où cela est strictement nécessaire pour l’accomplissement d’une des finalités énoncées dans la présente déclaration de confidentialité.

 

Dès lors, la fourniture des données à caractère personnel portées sur nos différents supports est généralement obligatoire. Si des données ne doivent pas obligatoirement être communiquées, nous veillerons à l’indiquer clairement par une mention spécifique (exemple : optionnelle ou non-obligatoire).

 

Dans ces hypothèses, la non-fourniture et/ou l’inexactitude des données à caractère personnel que vous nous communiquez pourraient avoir comme conséquences de rendre difficile l’exécution correcte de nos services ou tout simplement de répondre favorablement à vos demandes.

 

 

4. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

 

En principe, nous ne partagerons vos données à caractère personnel qu'avec les personnes travaillant pour Octogone, ainsi qu'avec nos fournisseurs et prestataires de services informatiques qui nous aident à traiter vos données à caractère personnel. Toute personne qui a accès à vos données à caractère personnel sera toujours tenue par des obligations légales ou contractuelles strictes de préserver la sécurité et la confidentialité de vos données. Il s’agit des destinataires suivants :

 

• Vous-même ;

• Notre personnel ;

• Les sous-traitants chargés de traitements définis par Octogone (dont les prestataires de services informatiques, …) ;

• Les autorités gouvernementales ou judiciaires dans la mesure où nous sommes tenus de leur transmettre vos données à caractère personnel (par exemple, les autorités fiscales, un juge, la police, etc.).

 

Aucune donnée à caractère personnel n'est transmise à des tiers ne faisant pas partie des destinataires précités ou ne relevant pas du cadre juridique indiqué, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d'une mission de contrôle ou d'inspection en application du droit belge, tel qu'un juge d'instruction.

 

Nous n'envoyons pas vos données à caractère personnel en dehors de l'Espace économique européen (EEE). Nous ne transférerons vos données à caractère personnel en dehors de l'EEE que lorsque vous ou votre employeur, en tant que client ou fournisseur, avez des établissements en dehors de l'EEE avec lesquels nous sommes tenus d'interagir. Si un transfert a lieu, nous prendrons les mesures de protection adéquates pour protéger votre personne lors du transfert (par exemple, en mettant en place des clauses contractuelles types telles que rédigées par la Commission européenne).

 

En tout état de cause, nous ne divulguerons pas de données à caractère personnel à des tiers à des fins de marketing direct.

 

 

5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

 

De manière générale, nous ne conservons vos données à caractère personnel que pendant une durée raisonnablement nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies et en accord avec les exigences légales de conservation qui lui sont imposées ou, lorsque nous vous avons demandé votre consentement, jusqu'au moment où vous retirez votre consentement.

 

Vous trouverez ci-dessous les informations nécessaires pour évaluer combien de temps nous conserverons vos données à caractère personnel.

 

Toutes les données à caractère personnel que nous recueillons par le biais de nos interactions avec vous via les médias sociaux, le téléphone, le courrier électronique et autres canaux de communication numériques que nous conservons aussi longtemps que nécessaire pour communiquer avec vous, mais aussi pour conserver une archive historique de nos communications. Cela nous permet de revenir aux communications antérieures si vous nous revenez avec de nouvelles questions, demandes, remarques ou autres commentaires.

 

Toutes les données à caractère personnel que nous recueillons lorsque vous nous remettez votre carte de visite seront conservées tant que vous ne nous demandez pas d'effacer vos données.

 

Toutes les données à caractère personnel que nous recueillons dans le cadre d'une relation contractuelle avec vous ou l'organisation que vous représentez, seront conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle et au moins jusqu'à 7 ans après l’année dans laquelle la relation contractuelle a pris fin.

 

Toutes les données à caractère personnel que nous recueillons dans le cadre d’une candidature seront conservées dans notre réserve de recrutement pendant une durée de maximum deux ans après avoir reçu votre accord.

 

Lorsque vos données à caractère personnel n’ont plus aucune utilité pour nous, celles-ci sont tout simplement supprimées.

 

 

6. Quels sont les moyens mis en œuvre pour protéger vos données ?

 

Comme rappelé précédemment, en tant que cabinet d’experts spécialisés, la sécurité et la confidentialité de toutes les données que nous traitons sont essentielles pour nous. C'est pourquoi nous avons pris des mesures pour garantir que toutes les données à caractère personnel traitées sont conservées en toute sécurité. Ces étapes comprennent uniquement le traitement des données à caractère personnel nécessaires à la réalisation des finalités que nous vous avons communiquées.

 

Nous avons également pris des mesures techniques et organisationnelles pour sécuriser nos infrastructures, systèmes, applications, locaux et processus.

 

 

7. Quels sont vos droits en ce qui concerne vos données à caractère personnel ?

 

Lorsque nous recueillons et utilisons vos données à caractère personnel, vous disposez d'un certain nombre de droits que vous pouvez exercer de la manière décrite ci-dessous.

 

Vous avez le droit d'accéder à vos données à caractère personnel, ce qui signifie que vous pouvez nous demander de vous fournir des informations concernant les données à caractère personnel que nous avons sur vous. Vous pouvez aussi demander une copie de vos données à caractère personnel. Notez toutefois que vous devez préciser pour quelles activités de traitement vous souhaitez avoir accès à vos données à caractère personnel.

 

Si vous faites la même demande à plusieurs reprises, nous sommes autorisés à refuser de vous accorder ces demandes ultérieures ou à vous facturer des frais administratifs couvrant les dépenses associées. Nous pouvons également refuser de vous accorder un droit d'accès à vos données à caractère personnel, ou ne l'accorder que partiellement, si un tel accès risque de porter atteinte de façon disproportionnée aux droits et libertés d'autrui, y compris ceux d’Octogone.

           

Vous avez le droit de nous demander de corriger vos données à caractère personnel si vous pouvez prouver que les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet sont incorrectes, incomplètes ou périmées. Veuillez préciser le contexte dans lequel nous utilisons vos données à caractère personnel afin que nous puissions évaluer votre demande rapidement et précisément.

 

Si nous vous avons demandé votre consentement pour la collecte et l'utilisation de vos données à caractère personnel, vous disposez du droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela ne porte toutefois atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

 

Vous pouvez nous demander de supprimer vos données à caractère personnel si elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, si leur collecte était illégitime ou si vous avez exercé avec succès votre droit de retirer votre consentement ou votre droit d'opposition au traitement de vos données à caractère personnel. Lorsque l'une de ces circonstances s'applique, nous supprimerons immédiatement vos données à caractère personnel à moins que la loi, les obligations réglementaires ou les ordonnances administratives ou judiciaires ne nous interdisent de supprimer vos données à caractère personnel.

 

Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel :

• Pendant la période d'évaluation de votre demande de correction de vos données à caractère personnel ;

• Pendant la durée de l'évaluation de votre opposition au traitement de vos données à caractère personnel ;

• Lorsque ce traitement était illicite mais que vous préférez la restriction à l'effacement ;

• Nous n'avons plus besoin de vos données à caractère personnel, mais vous en avez besoin pour l'établissement, l'exercice ou la défense d'une action en justice.

 

Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de nos propres intérêts, c'est-à-dire que vous ne nous avez pas donné votre consentement et que nous n'en avons pas besoin pour l'exécution d'un contrat ou pour respecter des obligations légales, vous avez le droit de vous opposer à notre traitement de vos données à caractère personnel. Lorsque notre intérêt porte sur le marketing direct, nous vous accorderons votre demande immédiatement. Pour d'autres intérêts, par exemple nos sûretés, nous vous demanderons de décrire votre situation particulière donnant lieu à la demande. Nous devons ensuite mettre en balance votre situation et nos intérêts. Si cet exercice d'équilibrage aboutit à ce que votre situation l'emporte sur nos intérêts, nous cesserons de traiter vos données à caractère personnel.

 

Lorsque nous avons recueilli vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement ou parce qu'elles étaient nécessaires à l'exécution ou à l'exécution d'un contrat avec vous, vous avez le droit d'en obtenir une copie dans un format structuré, généralement utilisé et lisible par machine. Toutefois, ce droit ne s'applique qu'aux données à caractère personnel que vous nous avez fournies.

 

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, nous vous demandons de nous envoyer un e-mail à l’adresse suivante : privacy@octogone-consulting.be

 

 

Une demande doit clairement indiquer et préciser le droit que vous souhaitez exercer. Indiquez toujours le contexte dans lequel nous avons obtenu vos données à caractère personnel afin que nous puissions traiter votre demande rapidement et avec diligence. Votre demande doit également être datée et signée, et accompagnée d'une copie d’une pièce d'identité (dont les données non-pertinentes peuvent être biffées par vos soins). Nous le faisons pour éviter d'avoir une atteinte à la protection de vos données, par exemple parce qu'une personne non autorisée se fait passer pour vous et tente d’exercer un droit en votre nom.

 

Nous vous informerons rapidement de la réception de cette demande et mettrons tout en œuvre pour vous assurer un suivi dans les meilleurs délais.

 

Au cas où notre réponse ne vous donnerait pas satisfaction, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de l’état dans lequel vous résidez, vous travaillez ou du lieu où la violation prétendue s’est produite.

 

Pour ce qui concerne la Belgique, l’Autorité de contrôle est l’Autorité de Protection des Données (APD).

 

Autorité de Protection des Données

Rue de la Presse 35

1000 Bruxelles

 

Tél. : +32 (0)2 274 48 00

Fax : +32 (0)2 274 48 35

E-mail : contact[at]apd-gba.be

URL : https://www.autoriteprotectiondonnees.be    

 

 

8. Modification de la présente déclaration de confidentialité

 

La déclaration de confidentialité est susceptible d’être modifiée à tout moment en raison notamment de nouveaux développements dans les traitements mis en œuvre par Octogone ou des modifications de législation applicable.

 

Toute modification apportée à cette politique entre immédiatement en vigueur.

 

 

 

 

Version du 05/11/2020